Definición. La conservación y eliminación de datos psicométricos es el conjunto de prácticas formales que regulan por cuánto tiempo una organización mantiene los resultados de evaluaciones psicométricas, en qué condiciones de seguridad los almacena, y bajo qué procedimiento los elimina una vez cumplido el plazo definido. Es obligación bajo LFPDPPP y elemento crítico de gestión responsable de datos personales sensibles.
Desarrollo. La LFPDPPP establece que los datos personales deben conservarse solo durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las que fueron recabados, salvo disposiciones legales específicas que exijan plazos mayores. Para datos psicométricos en contexto laboral, esto implica decisiones operativas sobre tres dimensiones:
● Plazo de conservación. La ley no establece plazo específico para datos psicométricos. La práctica responsable define plazos basados en finalidad: para candidatos no seleccionados, plazos típicos entre 6 meses y 2 años; para empleados contratados, durante la relación laboral más plazos posteriores definidos por otras obligaciones legales (LFT, LFPIORPI cuando aplique, requisitos fiscales); para datos agregados anonimizados con fines de investigación o validación, plazos potencialmente mayores con justificación documentada.
● Medidas de seguridad durante la conservación. Tanto físicas, técnicas como administrativas. Control de accesos, cifrado, registros de quién accede y cuándo, backups protegidos, procedimientos de respuesta ante incidentes. La sofisticación debe ser proporcional al volumen y sensibilidad de los datos.
● Procedimiento de eliminación. No basta con "borrar" un archivo. La eliminación responsable incluye procedimientos técnicos que aseguren irrecuperabilidad, eliminación de copias en backups según ciclo definido, registro documentado del acto de eliminación con fecha y responsable, y comunicación cuando aplique a proveedores que también poseen los datos.
Una complicación operativa frecuente: los datos psicométricos típicamente residen en múltiples sistemas — plataforma del proveedor, sistemas internos de RRHH, archivos compartidos, correos electrónicos. La eliminación completa exige coordinación entre todos esos sistemas. Política de conservación que solo elimina en un sistema y deja copias en otros es política incompleta.
La anonimización es alternativa legítima a la eliminación cuando se desea conservar datos para fines secundarios legítimos — investigación, validación de instrumentos, estadísticas internas. La anonimización rigurosa elimina cualquier posibilidad de re-identificación del titular, no solo el nombre obvio. Datos cuasi-anónimos que con poco esfuerzo pueden re-identificarse no cumplen el estándar.
Ejemplo aplicado. Una empresa mexicana del sector consumo realiza auditoría interna de su gestión de datos psicométricos tras observar que su política formal no se aplicaba consistentemente. La auditoría revela que existen evaluaciones psicométricas de candidatos rechazados hasta de hace 8 años residiendo en distintos repositorios, sin política operativa de eliminación. La empresa toma cuatro acciones: define política formal con plazo de 18 meses para candidatos no seleccionados y duración de relación laboral más 2 años para contratados, identifica todos los repositorios donde residen datos psicométricos, implementa procedimiento técnico de eliminación periódica con registro documentado, y notifica a su proveedor las nuevas políticas para que se sincronicen. La actualización completa toma cinco meses y reduce sustantivamente el perfil de riesgo regulatorio.
Por qué importa al decisor. La conversación que vale la pena abrir con dirección, con tecnología y con legal, es la siguiente: "¿Tenemos política formal documentada sobre cuánto tiempo conservamos los datos psicométricos de candidatos no seleccionados y de empleados que dejaron la empresa, y esa política se aplica efectivamente en todos los sistemas donde residen esos datos?". Es pregunta concreta, verificable, con respuesta empírica. La mayoría de organizaciones descubren al hacerla que la política existe en papel pero no se aplica operativamente. La conversación abre el espacio para corregirlo antes de que aparezca cuestionamiento externo.
Referencias.
