Cuando un proceso de selección termina, la atención se va completa hacia la persona que sí entró: su contratación, su alta, su incorporación. Los resultados de quienes participaron y no fueron seleccionados tienen su propio cierre, y ese cierre también forma parte del proceso.
Es una parte que se discute poco, porque ningún paso de la operación diaria obliga a plantearla. Vale la pena hacerlo de forma deliberada, porque la respuesta no viene dada: hay que definirla.
Uno esperaría que la ley dijera algo como "los resultados se guardan seis meses" o "un año", y que ahí terminara la conversación. No es así. La regla es distinta, y en cierto modo más exigente: los datos se conservan solo mientras sigan siendo necesarios para la finalidad que se declaró cuando se recabaron.
Cuando esa finalidad se cumple —el proceso de selección terminó, se decidió a quién contratar—, no es que el dato simplemente desaparezca. Lo que corresponde es aplicar el procedimiento que la propia empresa definió en su aviso de privacidad, y que en términos generales contempla primero un bloqueo de los datos —dejan de utilizarse y quedan resguardados— y después su supresión definitiva. No es un borrado inmediato ni automático: es un procedimiento con etapas, con un responsable y con evidencia de que se ejecutó.
Eso significa que el plazo no lo pone una tabla genérica en una ley. Lo pone, en la práctica, la propia empresa: al redactar su aviso de privacidad, es la organización la que declara para qué va a usar esos datos y, con eso, la que determina cuándo dejan de tener razón de estar ahí.
La razón de fondo es el consentimiento. Cuando una persona acepta ser evaluada, autoriza el uso de su información para una finalidad concreta y acotada: participar en ese proceso de selección, para esa vacante, en ese momento. Esa autorización es el marco completo de lo que la empresa puede hacer con el resultado.
Por eso el cierre del ciclo no es un trámite administrativo menor: es la forma de mantener la coherencia entre lo que se le dijo a la persona y lo que efectivamente ocurre con su información. Una empresa que tiene ese plazo definido puede responder con precisión si alguien pregunta. Una que no lo ha definido tendría que improvisar la respuesta, y esa es la situación que conviene evitar — no por el riesgo formal, sino porque la persona hizo bien en preguntar.
Un resultado psicométrico no caduca solo. Alguien tiene que definir cuándo termina su ciclo de vida — y ejecutar el procedimiento que lo cierra.
No hace falta un sistema complejo para tenerlo resuelto. Hacen falta cuatro definiciones, y las cuatro caben en una página:
Puesto así, se parece mucho menos a un tema jurídico y mucho más a cualquier otro proceso administrativo que tu empresa ya opera bien. La diferencia es que este suele documentarse tarde, porque rara vez alguien lo pide.
Ninguna de estas preguntas necesita una respuesta perfecta hoy mismo. Lo que sí conviene es que alguien las tenga por escrito, en vez de asumidas.
Nada de esto exige una auditoría completa del área de RH. Exige una sola decisión explícita, y a partir de ahí se vuelve rutina.
Lo que sí conviene es no delegarlo en el supuesto de que "el sistema se encarga". El sistema hace lo que alguien le configuró que hiciera, y esa configuración es una decisión de la empresa, no del software. Es el mismo principio que aplica a quién verifica la calidad de las pruebas que usas: si nadie más lo va a hacer por ti, la decisión —y la responsabilidad— son tuyas.
Y una vez que el dato está ahí, interpretarlo bien —o decidir qué tan vigente sigue siendo su lectura— es otro tema por completo. Si quieres profundizar en cómo se lee correctamente un reporte psicométrico y qué preguntas responde cada tipo de instrumento, tenemos un whitepaper dedicado exactamente a eso.
¿Cuánto tiempo se pueden conservar los resultados de una prueba psicométrica en México?
No existe un plazo legal fijo. Los datos deben conservarse solo mientras sigan siendo necesarios para la finalidad declarada en el aviso de privacidad de la empresa; una vez cumplida esa finalidad, corresponde eliminarlos.
¿Quién define el plazo de conservación de los resultados psicométricos de un candidato no contratado?
La empresa que recabó los datos es quien lo determina en su aviso de privacidad y quien ejecuta el procedimiento correspondiente. No existe una autoridad externa que lo haga de forma automática.
¿Qué debe hacer una empresa si un candidato no contratado solicita la cancelación de sus datos?
Recibir la solicitud por la vía que su aviso de privacidad establezca, tramitarla dentro del plazo previsto y responder a la persona. Si procede, se aplica el bloqueo de los datos y después su supresión, en todos los sistemas donde la información resida. Conviene tener designado de antemano a quién le corresponde atender estas solicitudes.
