¿Cuánto cuesta contratar a una persona? Es una pregunta habitual cuando llega el momento de preparar el presupuesto de RH. Lo complicado no siempre es responderla, sino explicar de dónde salió la cifra y qué podemos hacer con ella.
Ese fue el punto de partida de nuestro webinar abierto del 29 de octubre, en el que María Luisa Garza, Directora de Finanzas y Gestión Humana en Psicotest, explicó cómo calcular el costo por contratación y utilizarlo para tomar mejores decisiones.
Más allá de las fórmulas, la sesión dejó tres reflexiones importantes sobre la manera en que las empresas miden sus recursos de reclutamiento, justifican sus presupuestos y evalúan sus procesos de selección.
Una de las primeras ideas que planteó María Luisa fue que buscar un costo promedio de contratación puede parecer el camino más sencillo, pero no necesariamente nos proporciona una cifra útil.
Explicó que las fuentes oficiales mexicanas, como INEGI, IMSS y STPS, publican información relevante sobre el mercado laboral, pero no ofrecen una estadística nacional del costo que asumen las empresas para cubrir sus vacantes.
Y aunque existiera ese promedio, tendríamos otro problema: no cuesta lo mismo contratar a un operador de almacén que cubrir una gerencia especializada. Cambian los salarios, los canales de búsqueda, las evaluaciones y el tiempo que deben dedicar las personas involucradas.
En lugar de buscar una cifra que represente a todas las organizaciones, María Luisa propuso construir una propia, basada en los gastos y recursos que realmente consume cada empresa.
Para ello presentó la especificación internacional ISO/TS 30407:2017, que establece un marco metodológico para calcular el costo por contratación a partir de los costos internos y externos de reclutamiento y las contrataciones realizadas durante un mismo periodo.
Lo interesante de este enfoque es que cambia la pregunta. Ya no se trata de saber si estamos por encima o por debajo de un promedio ajeno, sino de entender cómo se comportan nuestros propios costos y qué explica sus variaciones.
En un artículo anterior revisamos qué incluir cuando calculamos cuánto cuesta contratar. La reflexión del webinar llevó ese ejercicio un paso adelante: tener una cifra propia no solo permite justificarla ante Finanzas, también ofrece un punto de partida para revisar cómo estamos trabajando.
Otro de los puntos centrales de la sesión fue el tiempo que RH y otras áreas dedican a cubrir una vacante.
Cuando hablamos de costos de reclutamiento, es relativamente sencillo identificar lo que pagamos por publicar una vacante, aplicar evaluaciones o contratar una agencia. Sin embargo, hay recursos que no aparecen en una factura específica: las horas de los reclutadores, los líderes que entrevistan y las personas que participan en la decisión.
María Luisa explicó por qué esas horas también deberían contabilizarse y cómo hacerlo sin confundir el costo de la operación con dinero adicional que haya que solicitar.
Para ilustrarlo, utilizó un ejercicio hipotético de una vacante de analista. Entre las actividades del reclutador y la participación de los líderes y panelistas, el proceso consumía 38 horas-persona. Al aplicar las tarifas laborales supuestas del ejemplo, el tiempo interno representaba $14,080.
Lo importante no fue únicamente el resultado, sino lo que permitía observar. Esos $14,080 no eran un gasto nuevo: correspondían a tiempo de personas cuya nómina ya estaba cubierta. Sin embargo, eran recursos que la empresa había destinado a esa contratación y que podían utilizarse para otras actividades.
Conocer ese costo abría preguntas sobre la manera en que se organizaba el proceso. ¿Era necesario que todos los entrevistadores participaran en cada etapa? ¿Podían evitarse algunas revisiones duplicadas? ¿Se estaban definiendo los requisitos del puesto con suficiente claridad desde el principio?
Esto último es especialmente relevante porque definir un perfil de éxito ayuda a establecer qué necesita evaluarse antes de comenzar la búsqueda.
La reflexión no fue que debamos reducir entrevistas o evaluaciones indiscriminadamente para gastar menos. Fue que, al conocer cómo se distribuye el tiempo, RH puede identificar oportunidades para trabajar de manera más eficiente sin perder información necesaria para decidir.
Hacia la parte final del webinar, María Luisa conectó el cálculo con una necesidad muy concreta: preparar el presupuesto de reclutamiento del siguiente año.
Explicó por qué tomar el costo promedio de contratación y multiplicarlo por las vacantes planeadas puede producir estimaciones poco útiles. Ese procedimiento supone que todas las contrataciones consumirán recursos similares y que el próximo año se comportará como el anterior.
Su propuesta fue construir el presupuesto por familias de puestos y considerar tres escenarios: uno bajo, con menor crecimiento y mejor retención; uno base, de acuerdo con las necesidades previstas; y uno alto, que contemplara mayor rotación o dificultades de cobertura.
También hizo una distinción importante para presentar esos escenarios ante Finanzas: separar el dinero nuevo que efectivamente se necesita del valor del tiempo interno que la organización ya paga.
De esa manera, una conversación sobre cuánto presupuesto debe aprobarse puede convertirse en una revisión de las necesidades reales de contratación, los recursos disponibles y las consecuencias de elegir un escenario u otro.
Pero hubo una advertencia que considero especialmente importante: reducir el costo por contratación no significa necesariamente que el proceso haya mejorado.
Una empresa podría disminuir el indicador eliminando evaluaciones o acortando etapas, pero esa reducción no demostraría que las personas contratadas fueran más adecuadas para sus puestos.
El costo por contratación mide los recursos utilizados, no la calidad de las decisiones. Por eso, cualquier intento de optimizarlo debería considerar también los resultados del proceso de selección.
Es una distinción que vale la pena recordar cuando tenemos que fundamentar una recomendación de contratación ante Dirección: no basta con demostrar cuánto se gastó, también importa explicar qué aportaron las decisiones tomadas durante el proceso.
Si tuviera que quedarme con una idea del webinar, sería esta: conocer el costo de contratar es útil cuando nos permite entender y mejorar lo que hacemos, no cuando se convierte en una cifra más del reporte.
Las tres reflexiones apuntan a lo mismo. Necesitamos datos propios, comprender qué recursos consume nuestro proceso y utilizar esa información para planear sin confundir un menor gasto con una mejor contratación.
Para quienes quieran profundizar, el webinar se basó en nuestro whitepaper ¿Cuánto cuesta cubrir una vacante?, que desarrolla el método e incluye una plantilla para realizar el cálculo con datos de cada organización.
También puedes consultar la grabación completa del webinar en nuestro canal de YouTube para revisar las explicaciones y ejercicios de María Luisa.
Evalúa con ciencia.
¿Para qué sirve calcular el costo por contratación?
Permite conocer los recursos que una empresa destina a reclutar y contratar personal. También ayuda a comparar periodos, identificar cambios en el uso de recursos y elaborar presupuestos con información propia.
¿Qué costos deben incluirse en el cálculo?
Los costos internos y externos vinculados con el reclutamiento, según el alcance definido para el indicador. Esto puede incluir publicaciones, evaluaciones, agencias, herramientas tecnológicas y tiempo del personal involucrado.
¿El tiempo de los líderes que entrevistan representa un gasto adicional?
No necesariamente. Es un recurso que la empresa ya paga mediante la nómina, pero que se utiliza durante el reclutamiento. Medirlo permite conocer el costo de la operación y detectar posibles mejoras.
¿Por qué conviene presupuestar por tipo de puesto?
Porque las necesidades de reclutamiento cambian según la complejidad, especialización y nivel de responsabilidad del puesto. Separar familias de puestos permite proyectar costos y recursos con mayor precisión.
¿Un menor costo por contratación significa un mejor proceso de selección?
No por sí solo. El indicador muestra los recursos consumidos, pero no determina la calidad de las contrataciones. Para evaluar una mejora también es necesario considerar los resultados de selección.
International Organization for Standardization. (2017). Human resource management—Cost-per-hire (ISO/TS 30407:2017). https://www.iso.org/standard/62975.html
